Miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Công ước Apostille: Những đổi mới căn bản và tác động đến hoạt động tố tụng từ ngày 11/9/2026

Cùng với việc ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành, cơ chế mới này tạo ra sự thay đổi căn bản trong trình tự, thủ tục công nhận giá trị pháp lý của giấy tờ công vụ, giao dịch dân sự - thương mại và đặc biệt là các chứng cứ, tài liệu trong hoạt động tố tụng có yếu tố nước ngoài.

1. Miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống giữa các quốc gia thành viên

Thay đổi mang tính đột phá nhất kể từ ngày 11/9/2026 là việc chuyển đổi căn bản cách thức xác thực giấy tờ giữa Việt Nam và các bên ký kết Công ước:

- Quy trình trước ngày 11/9/2026Giấy tờ công vụ của nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam bắt buộc phải qua các bước cơ bản: Cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ chứng nhận lãnh sự -> Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự của Việt Nam tại nước đó (hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam) thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự (và ngược lại). Quy trình này làm gia tăng chi phí, gây chậm trễ đáng kể trong việc nộp chứng cứ, tài liệu tố tụng và giải quyết các vụ việc tư pháp quốc tế.

- Quy trình kể từ ngày 11/9/2026: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chính thức được miễn giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước Apostille. Giấy tờ chỉ cần cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành gắn/cấp duy nhất một chứng nhận Apostille là có giá trị sử dụng trực tiếp tại quốc gia tiếp nhận mà không cần qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan ngoại giao nữa.

2. Chứng nhận Apostille và giá trị pháp lý với các quốc gia thành viên

- Khái niệm và hình thức: Apostille là chứng nhận được cấp theo mẫu của Công ước La Hay ngày 05/10/1961, gồm 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số, được đặt trên chính giấy tờ công hoặc trên tờ phụ đính kèm. Apostille có tác dụng chứng nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách/chức danh của người ký và, khi thích hợp, danh tính của con dấu hoặc tem trên giấy tờ; không chứng nhận tính xác thực hay giá trị về nội dung của giấy tờ được chứng nhận.

- Phạm vi và hiệu lực quốc tế: Hiện nay, Công ước Apostille đã có 130 quốc gia và vùng lãnh thổ thành viên (bao gồm các đối tác hợp tác lớn của Việt Nam như Hoa Kỳ, Anh, Nhật Bản, Hàn Quốc, các quốc gia EU, Úc...). Do đó, tài liệu được cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam có thể được công nhận giá trị hình thức tại các nước thành viên này và ngược lại.

3. Những loại giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille:

Tại Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định:

“ Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille bao gồm:

1. Giấy tờ do cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ, gồm: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.

2. Giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật, gồm: giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác; các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật.

3. Văn bản công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng qua các thời kỳ, gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.

4. Văn bản chứng thực do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật chứng thực, gồm: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

5. Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này.

4. Những lưu ý khi áp dụng chứng nhận Apostille tại Việt Nam

Để việc áp dụng quy định mới được thực thi hiệu quả, thống nhất, đặc biệt trong việc thu thập chứng cứ, ủy quyền và giao nộp tài liệu tại Tòa án hoặc Trọng tài, cần lưu ý 03 khía cạnh trọng tâm:

- Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận tại Việt Nam: Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP:

“1. Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille (sau đây gọi chung là Cơ quan cấp Apostille).

2. Bộ Ngoại giao thông báo về Cơ quan cấp Apostille và các thay đổi liên quan cho cơ quan lưu chiểu Công ước thông qua đường ngoại giao.

3. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định tiêu chí, điều kiện, lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức Chính phủ và pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.”

- Giới hạn hiệu lực chứng nhận: Tại Điều 4 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định:

“1. Chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

2. Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ công.”

- Quy định sử dụng và kiểm tra tại Việt Nam: Giấy tờ có chứng nhận Apostille bằng tiếng nước ngoài khi nộp vào cơ quan thẩm quyền, Tòa án Việt Nam bắt buộc phải được dịch thuật công chứng tiếng Việt theo luật định. Giấy tờ giữa Việt Nam và các quốc gia chưa gia nhập Công ước vẫn phải áp dụng thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Các cơ quan tiếp nhận có thể chủ động tra cứu, xác minh mã số chứng nhận Apostille qua hệ thống sổ bộ điện tử (e-Register) theo tiêu chuẩn Công ước. (Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP)

Việc gia nhập Công ước La Hay và thực thi cơ chế Apostille từ ngày 11/9/2026 tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, đồng thời nâng cao đáng kể tốc độ và hiệu quả của công tác tố tụng giải quyết các vụ việc có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam.